Come aumentare la produttività della tua squadra di lavoro?
Tutti noi abbiamo troppe cose da fare, ma troppo poco tempo per farle. Come un capo, potresti avere già imparato a pianificare, stabilire priorità e semplificare il lavoro. Ma come aiuteresti i tuoi collaboratori a fare altrettanto? Dovresti dettare i processi e gli strumenti da impiegare? Come evitare che le persone si esauriscano assumendo troppe responsabilità o sprecando tempo di continuo?
Ciò che dicono gli esperti
Nell’intricato e collaborativo luogo di lavoro dei nostri tempi, la vera sfida è quella di riuscire a gestire non soltanto il proprio carico di lavoro, bensì quello del gruppo, afferma Jordan Cohen, esperto di produttività e Direttore Capo di Apprendimento, Sviluppo ed Efficacia Organizzativa presso la Weight Watchers. “Aiutare la tua squadra a gestire bene il tempo a disposizione è un fattore critico di successo”.
Dai l’esempio
Il primo passo è quello di “avere la propria casa in ordine” (se già non lo fosse) ed esibire buone pratiche di gestione del tempo. Essere intelligenti su come destinare le ore della propria giornata lavorativa, in modo che i tuoi collaboratori possano seguire la tua guida. Se ti trovi sotto pressione e sovraccarico, non puoi ragionare strategicamente né sul tuo tempo né su quello degli altri.
Fissa gli obiettivi
Per capire il modo in cui ogni componente del tuo team dovrebbe impiegare il proprio tempo, bisogna che tu faccia un passo indietro e pensi al modo in cui vuoi che il tuo gruppo lavori esattamente. Delineare gli obiettivi principali e analizzare le capacità dei tuoi collaboratori affinché possano portarli a termine. Questo aspetto ti aiuterà a decidere su quali persone contare e su quali no, e realizzare di più impegnandosi di meno. Il tuo scopo è quello di “fissare dei confini”.
Illustra le prospettive
Il prossimo passo è incontrare singolarmente ciascun collaboratore per comunicargli le priorità e le prospettive per i rispettivi ruoli. Comunica loro due o tre aree in cui vuoi che focalizzi la sua attenzione.
Sii chiaro. L’ultima cosa che desideri è che quella persona inizi la sua giornata pensando: ‘ho sette priorità su cui lavorare, da quale comincio?’.
Sii esplicito sul tempo che richiedi agli altri di dedicare per svolgere mansioni che emergono minuto dopo minuto. Aiutagli a capire la qualità del lavoro che ti aspetti, senza però supervisionare in modo eccessivo il lavoro. “Descrivi il risultato che stai tentando di raggiungere, ma poi esci di scena – lascia loro determinare da soli il modo migliore per arrivarci”
Stimola una comunicazione aperta
Le conversazioni con i propri collaboratori sulla gestione del tempo devono essere ininterrotte. “Spingi per un dialogo onesto”, Suggerisce anche di chiedere rapporti sulle sfide che essi affrontano, su come aiutarli a distribuire il loro tempo in modo più efficace e se hanno bisogno di maggiori risorse. “Ed è nel momento in cui le persone non ti dicono di essere oltremodo tese che non portano a termine i compiti, derivandone poi i problemi”. Consigliabile un raduno trimestrale per colleghi allo scopo di discuterne le priorità. “Guarda agli obiettivi prefissati a Gennaio e chiediti: Sono ancora rilevanti? Siamo sulla giusta strada? Cos’è cambiato?”. Se disponi di un rapporto diretto in cui non sono visibili i progressi di uno o più collaboratori malgrado lo sforzo apparente, cerca di portare alla luce la radice del problema, “Si tratta del carico di lavoro? E’ il modo in cui il lavoro è strutturato? O è la persona? Devi andare a fondo”.
Concedi autonomia ai componenti del gruppo
La chiave per migliorare la produttività individuale sta nell’eliminare o delegare compiti poco importanti e rimpiazzarli con quelli di valore aggiunto. Dunque, “concedere ai tuoi impiegati il permesso di prendere decisioni”.
Riconsidera le riunioni
Riunioni: la peggior maniera di sprecare il tempo. Eppure, ne hai bisogno per condividere informazioni, sollecitare idee e prendere decisioni. Non puoi sbarazzartene, ma puoi sicuramente fare in modo di rendere più efficaci quelli che rimangono in agenda attraverso l’impiego di tecniche adatte. La regola d’oro delle riunioni, afferma Cohen, è “assicurarsi di avere un preciso scopo finale per ognuna di esse”. Inoltre, consiglia di “inviare materiale sul quale si discuterà in anticipo” poiché “elimina dal meeting una grossa fetta di tempo dedicata alla lettura, contribuendo ad aggiungere la componente collaborativa tra le parti coinvolte”. Considera anche altri modi per mantenere le persone informate sulle decisioni più importanti: potresti, ad esempio, chiedere a ogni membro di creare e far circolare “una lista o un rapporto contenente i risultati ottenuti durante la settimana appena conclusasi e le priorità per quella successiva. Ciò serve a mantenere la squadra in pista e ogni singola componente allineata.
Riserva un attimo di pausa
Se la tua organizzazione ha una cultura del lavoro ambiziosa, dovresti considerare anche di concedere una piccola interruzione. La ricerca dimostra come la previsione di pause al lavoro aiuti a migliorare la produttività e il morale.
Principi da ricordare
Fare:
- Fare uso intelligente di agende condivise, delimitando le ore per il lavoro mirato e per il tempo libero serale.
- Informare i tuoi diretti collaboratori sui loro progressi nel raggiungere gli obiettivi prefissati; ciò responsabilizza maggiormente le persone e permette loro di conoscere quanto realizzato dagli altri.
- Comunicare quando prevedi che i tuoi collaboratori lavorino ore extra e quando non ne sia il caso – la mancata comunicazione ne conseguirebbe scontento e risentimento.
Non fare:
- Tenere sotto pressione il tuo team. Chiedi ai tuoi diretti collaboratori le sfide che affrontano e come puoi aiutarli a distribuire il loro tempo in modo più efficiente.
- Delegare oltremodo il tuo team a innumerevoli progetti e iniziative. Devi fungere da tampone per aspirazioni irrealizzabili dal resto dell’organizzazione.
